Formation IA pour l'administratif

Description

Cette formation IA pour l'administratif vous permettra de confier à l'IA vos tâches répétitives sous Word et Excel, en vérifiant chacun de ses résultats.

Pendant 2 jours, vous apprendrez à :

• gagner du temps sur les traitements répétitifs de vos tableaux Excel (numérotation, contrôles, génération de documents),
• fiabiliser vos rapprochements de documents en repérant écarts, doublons et oublis avant qu'ils ne posent problème,
• préparer courriers et contrats préremplis sans ressaisir les mêmes informations, avec des contrôles avant envoi.

La formation s'appuie sur l'assistant d'IA autorisé dans votre entreprise (Claude, ChatGPT ou Microsoft Copilot). Les exercices portent sur des fichiers fictifs inspirés du quotidien d'un service administratif.

Public

Cette formation s'adresse aux assistant·e·s, gestionnaires et équipes administratives (comptabilité, administration des ventes, services généraux, secrétariat), quel que soit leur niveau d'expérience de l'IA générative.

Les objectifs

• Formuler une demande structurée à une IA générative en précisant le contexte, l'objectif, les contraintes et le résultat attendu
• Appliquer les règles de confidentialité et vérifier les résultats de l'IA à partir des documents sources
• Préparer et contrôler avec l'IA un traitement de données sous Excel : numérotation, contrôles, génération de documents
• Comparer plusieurs documents avec l'IA pour identifier écarts, incohérences et informations manquantes
• Préparer un document prérempli à partir d'un modèle Word et vérifier les champs renseignés
• Formaliser et tester des consignes réutilisables pour une tâche administrative récurrente

Pré-requis

• Utiliser Word et Excel pour des tâches administratives courantes
• Aucune expérience de l'IA générative ni compétence en programmation n'est nécessaire
• Disposer d'un compte professionnel sur un assistant d'IA autorisé par l'entreprise (Claude, ChatGPT ou Microsoft Copilot), activé et vérifié avant le premier jour
• Ordinateur portable à apporter

Le programme de la formation IA pour l'administratif

Jour 1 — Bonnes pratiques de l'IA générative et traitements sous Excel

• Comprendre les possibilités et les limites de l'IA générative
  • Fonctionnement général et usages pertinents pour les tâches administratives
  • Risques d'erreur, d'invention et d'interprétation
  • Situations qui demandent une vérification ou une décision humaine
• Formuler des demandes efficaces
  • Préciser le contexte, l'objectif, les données, les contraintes et le format attendu
  • Décomposer une tâche en étapes et améliorer une réponse progressivement
  • Demander à l'IA de signaler les informations manquantes et ses incertitudes
• Vérifier les résultats et protéger les informations
  • Contrôler les réponses à partir des documents de référence
  • Distinguer faits, hypothèses et informations non vérifiées
  • Repérer les données sensibles et appliquer les bonnes pratiques d'anonymisation
• Travailler avec l'IA dans Excel
  • Organiser les échanges, travailler avec des fichiers, donner des consignes précises
  • Fonctionnalités disponibles selon l'outil : analyse de tableau, formules, intégration à Excel
• Cas : numéroter des pièces et générer des documents à partir d'un tableau
  • Structure du fichier de départ, règles de numérotation et de nommage
  • Exceptions à prévoir : doublons, données manquantes, lignes déjà traitées
  • Test sur un échantillon et validations nécessaires

Mises en pratique :

• Rédiger et améliorer une demande administrative
• Repérer des informations identifiantes dans un exemple fictif
• Vérifier une réponse comportant des erreurs
• Préparer et tester une méthode de numérotation sur un fichier d'exercice, puis contrôler les numéros et les documents produits

Jour 2 — Rapprochements, documents préremplis et consignes réutilisables

• Rapprocher et contrôler des documents
  • Informations utiles, clés de rapprochement et règles de comparaison
  • Demande de comparaison structurée : écarts, incohérences, doublons et absences
  • Tableau de synthèse avec références aux sources
  • Constats et points qui demandent une validation humaine
• Préparer des documents préremplis avec Word
  • Clauses fixes et champs à préremplir
  • Préparation d'un document à partir d'un modèle
  • Informations manquantes signalées sans être inventées
  • Vérification des champs et conservation des clauses de référence
• Formaliser et réutiliser ses méthodes
  • Consignes, documents de référence et résultat attendu
  • Projets, instructions enregistrées ou skills selon l'outil
  • Actions autorisées et étapes soumises à validation
  • Test sur un nouvel exemple et ajustement des consignes
• Préparer la suite
  • Présentation des résultats et des vérifications réalisées
  • Première tâche à reprendre après la formation et conditions de réutilisation

Mises en pratique :

• Comparer trois documents fictifs, produire un tableau des écarts et justifier les éléments signalés
• Préremplir un modèle de contrat avec des données fictives, puis contrôler le document obtenu
• Formaliser et tester une méthode réutilisable pour l'un des cas étudiés

Télécharger le programme

Formateur

Cyril CIESLAK

Cyril est un formateur qui parle d’IA avec les pieds sur terre. Il a construit son expérience comme développeur mobile au sein d'une grande entrerpise avant de créer sa propre structure. Depuis quatre ans, il consacre l’essentiel de son temps à l’IA générative : il conçoit des agents, automatise des processus concrets et accompagne dirigeants comme équipes opérationnelles dans l’intégration de ces outils au quotidien.

Ce qui le distingue, c’est sa capacité à rendre l’IA accessible sans jargon inutile et donc à s'adapter à tous les profils y compris les profils non techniques. Ses formations privilégient fortement la pratique : chaque participant repart avec un outil opérationnel dès le premier jour.

Sa pédagogie, directe et humaine, vise une chose : que chacun reparte capable d’agir.

FAQ

8 raisons de participer à une formation Human Coders

• Satisfaction client élevée : Un taux de satisfaction de 4,6/5 depuis 2012 (sur 1985 sessions réalisées). 99% des participants se disent satisfaits de nos formations
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• Valorisation professionnelle : Remise d'un diplôme, d'une attestation et d'une certification, suivant les formations effectuées, que vous pourrez afficher sur vos CV et réseaux sociaux